Wat doet een HR-specialist? Alles wat je moet weten

Veel ondernemers weten dat HR belangrijk is, maar hebben niet altijd een duidelijk beeld van wat een HR-specialist precies doet. HR wordt vaak gekoppeld aan arbeidsovereenkomsten, personeelsadministratie en verzuim. Dat zijn inderdaad belangrijke onderdelen van het vak. Tegelijkertijd is HR veel breder en raakt het vrijwel alle aspecten van het werkgeverschap.

Een HR-specialist helpt organisaties bij personeelsvraagstukken, ondersteunt leidinggevenden en ondernemers en zorgt voor een professionele inrichting van het HR-beleid en de bijbehorende processen. Afhankelijk van de organisatie kan de nadruk daarbij liggen op de dagelijkse HR-praktijk, op complexe personeelsvraagstukken of op de ontwikkeling van de organisatie als geheel.

Vooral binnen het MKB zien we dat HR lange tijd door de ondernemer zelf wordt opgepakt. Dat is begrijpelijk. In een klein team zijn de lijnen kort en lijkt het vaak goed te overzien. Naarmate een organisatie groeit, neemt de hoeveelheid en complexiteit van het werkgeverschap toe. Op dat moment ontstaat vaak de behoefte aan specialistische kennis en een meer structurele aanpak.

 

Wat is een HR-specialist?

Een HR-specialist houdt zich bezig met alles wat binnen een organisatie te maken heeft met medewerkers en werkgeverschap. Dat begint bij de instroom van nieuwe medewerkers en loopt door gedurende de hele employee journey.

In de praktijk kan een HR-specialist bijvoorbeeld betrokken zijn bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden, personeelsbeleid en een personeelshandboek. Ook verzuimbegeleiding, functioneren, ontwikkeling, arbeidsconflicten en uitstroom behoren tot het werkgebied.

Daarnaast heeft een HR-specialist een belangrijke adviserende rol. Ondernemers en leidinggevenden krijgen regelmatig te maken met situaties waarin niet direct duidelijk is wat een goede aanpak is. Een medewerker die onvoldoende functioneert, een langdurig verzuimtraject of een verandering binnen de organisatie vraagt om een zorgvuldige afweging. Een HR-specialist brengt daarin kennis, ervaring en een onafhankelijke blik.

 

Welke werkzaamheden voert een HR-specialist uit?

De precieze werkzaamheden verschillen per organisatie. Een startende organisatie heeft andere HR-vraagstukken dan een bedrijf dat al jaren bestaat en sterk aan het groeien is.

Een deel van het werk bestaat uit het goed organiseren van de HR-basis. Denk aan arbeidsovereenkomsten, personeelsdossiers, arbeidsvoorwaarden, processen rondom in- en uitdiensttreding en het vastleggen van beleid. Ook onderwerpen als de RI&E, verzuimbeleid en de naleving van relevante wet- en regelgeving kunnen onderdeel zijn van de HR-aanpak.

Daarnaast ondersteunt een HR-specialist bij personeelsvraagstukken die meer aandacht en ervaring vragen. Denk aan functioneren en disfunctioneren, langdurig verzuim, arbeidsconflicten, reorganisaties of veranderingen in de organisatiestructuur.

Ook bij groei kan een HR-specialist een belangrijke rol spelen. Wanneer een organisatie groter wordt, veranderen de eisen aan de manier waarop je met medewerkers en leidinggevenden werkt. Processen die bij vijf medewerkers prima functioneren, zijn bij twintig of dertig medewerkers vaak niet meer voldoende.

Daarom kijken we bij HR-vraagstukken altijd naar de context van de organisatie. Wat speelt er op dit moment? Waar loopt de ondernemer of leidinggevende tegenaan? En wat is er nodig om ervoor te zorgen dat de organisatie verder kan?

Meer weten over de RI&E-verplichting? Op Arboportaal vind je alles wat je moet weten.

 

Operationele en strategische HR

Binnen HR wordt vaak onderscheid gemaakt tussen operationele en strategische HR. Beide onderdelen zijn relevant voor een goed werkgeverschap.

Operationele HR gaat over de dagelijkse HR-praktijk. Zijn de arbeidsovereenkomsten correct? Zijn personeelsdossiers op orde? Hoe wordt verzuim begeleid? Zijn afspraken en procedures duidelijk voor medewerkers en leidinggevenden?

Strategische HR kijkt verder vooruit. Hoe ontwikkelt de organisatie zich? Welke medewerkers en competenties zijn daarvoor nodig? Hoe richt je functies, verantwoordelijkheden en leiderschap in? En hoe zorg je ervoor dat de organisatie kan groeien zonder dat alles bij de ondernemer blijft liggen?

In de praktijk lopen deze twee gebieden voortdurend door elkaar. Een strategische keuze heeft gevolgen voor de dagelijkse HR-praktijk en andersom. Juist daarom is het belangrijk dat HR niet als een verzameling losse taken wordt benaderd.

 

Waarom is een HR-specialist waardevol voor een organisatie?

Een ondernemer kan veel zelf. Toch zijn er momenten waarop specialistische kennis veel tijd en onzekerheid kan besparen.

HR kent een groot aantal wettelijke kaders en verplichtingen. Daarnaast spelen er vaak menselijke en organisatorische factoren mee. Een beslissing over een medewerker heeft bijvoorbeeld gevolgen voor de medewerker zelf, voor het team en voor de organisatie.

Een HR-specialist helpt om die verschillende belangen mee te nemen en keuzes zorgvuldig te onderbouwen. Dat kan heel praktisch zijn, bijvoorbeeld bij het opstellen van een contract of het begeleiden van een verzuimtraject. Het kan ook gaan om een bredere vraag, zoals de inrichting van functies, het verbeteren van leiderschap of het ontwikkelen van HR-beleid.

Een ervaren HR-specialist herkent bovendien patronen. Wanneer dezelfde personeelskwesties regelmatig terugkomen, is het interessant om te onderzoeken wat daaronder ligt. Soms vraagt een individuele situatie om een oplossing. Soms is er iets in de organisatie dat structureel aandacht nodig heeft.

 

Wanneer heb je een HR-specialist nodig?

Er is geen vast moment of specifiek aantal medewerkers waarbij een organisatie een HR-specialist nodig heeft. De behoefte verschilt per organisatie en hangt onder andere af van de groeifase, de complexiteit van het personeelsbestand en de ervaring van de ondernemer met werkgeverschap.

In de praktijk zien we vaak dat de behoefte ontstaat wanneer HR steeds meer tijd vraagt. Een ondernemer merkt bijvoorbeeld dat personeelszaken zich opstapelen, dat er veel losse vragen zijn of dat bepaalde onderwerpen blijven liggen.

Ook een specifieke situatie kan aanleiding zijn om een HR-specialist in te schakelen. Een langdurig zieke medewerker, een lastig functioneringsvraagstuk, een arbeidsconflict of een voorgenomen reorganisatie zijn situaties waarin deskundige begeleiding belangrijk kan zijn.

Daarnaast kan groei een goed moment zijn om HR professioneler in te richten. Door processen en beleid op tijd mee te laten groeien met de organisatie, voorkom je dat je steeds achteraf moet repareren wat eerder niet goed is ingericht.

 

Een HR-specialist inhuren of HR uitbesteden?

Een HR-specialist kan onderdeel zijn van je eigen organisatie, maar je kunt HR-expertise ook extern inzetten. Voor veel MKB-organisaties is dat een aantrekkelijke oplossing.

Een externe HR-specialist kan bijvoorbeeld voor een aantal uur per maand betrokken zijn bij de organisatie. Ook tijdelijke ondersteuning of begeleiding van een specifiek project behoort tot de mogelijkheden.

Dat geeft organisaties toegang tot ervaren HR-kennis zonder dat daar direct een volledige HR-functie voor nodig is. De vorm van samenwerking kan worden afgestemd op wat de organisatie op dat moment nodig heeft.

Daarbij vinden wij het belangrijk dat externe HR-ondersteuning aansluit bij de ondernemer en de organisatie. HR moet werkbaar zijn in de dagelijkse praktijk en passen bij de fase waarin een bedrijf zich bevindt.

 

De rol van HR binnen goed werkgeverschap

Werkgeverschap brengt verantwoordelijkheid met zich mee. Vanaf het moment dat je medewerkers in dienst hebt, krijg je te maken met afspraken, wet- en regelgeving en de verantwoordelijkheid om mensen goed te begeleiden.

Een HR-specialist helpt om daar op een professionele manier invulling aan te geven. Door de basis goed te organiseren, leidinggevenden te adviseren en ondernemers te ondersteunen bij personeelsvraagstukken ontstaat er meer duidelijkheid binnen de organisatie.

Dat levert rust op in de dagelijkse praktijk en geeft ondernemers meer ruimte om zich te richten op hun bedrijf.

 

HR die past bij jouw organisatie

Een HR-specialist houdt zich bezig met een breed scala aan onderwerpen binnen het werkgeverschap. Van arbeidsovereenkomsten en personeelsbeleid tot verzuim, functioneren, organisatieontwikkeling en strategische personeelsvraagstukken.

Welke rol een HR-specialist precies vervult, hangt af van de organisatie en de vraagstukken die spelen. Soms is praktische ondersteuning nodig, soms vraagt een situatie om advies en soms is er behoefte aan iemand die voor langere tijd meedenkt over de ontwikkeling van de organisatie.

Voor veel MKB-organisaties kan een externe HR-specialist een waardevolle aanvulling zijn. Je haalt daarmee kennis en ervaring in huis op de momenten waarop je die nodig hebt en zorgt ervoor dat HR een professioneel onderdeel van je organisatie wordt.

 

Hulp nodig bij HR?

Loop je als ondernemer tegen een personeelsvraagstuk aan, wil je de HR-basis beter organiseren of ben je bezig met de volgende groeifase van je organisatie? Wij denken graag met je mee.

Van een concrete HR-vraag tot structurele ondersteuning: we kijken naar wat jouw organisatie nodig heeft en sluiten daar onze ondersteuning op aan.

Klik hier om contact op te nemen.